SECTION 01

求められたのは、どの書類か

熊本市にお住まいのご家族が亡くなられた後、提出先から「死亡届に関する書類」を求められたら、まず指定された書類名をそのまま確認してください。「戸籍届書の記載事項証明書」と「死亡診断書の写し」は、同じものとして扱わず、どちらが必要なのかを提出先に尋ねることが出発点です。

名称と使い道を先に確かめる

書類名に加え、何を確認するために提出するのか、指定された書類以外でもよいのかを提出先に確認しましょう。例えば「死亡届の内容を証明する書類」と言われた場合でも、その表現だけで求められた書類を決めつけず、正式な名称を聞き取ります。確認した名称と使用目的が分かれば、別の書類の窓口を探してしまうことを避けられます。

死亡診断書の写しを指定された場合は、戸籍届書の記載事項証明書の請求先を、そのまま写しの取得先と考えないでください。写しをどこに、どのような条件で求められるかはここでは決められません。提出先に必要な書類を特定してから、その書類について問い合わせる順番が大切です。

SECTION 02

届書の証明書は誰でも請求できるか

戸籍届書は、秘密性の高い情報が記載されているため、原則として非公開です。熊本地方法務局の案内では、届書に記載された事項の証明書を請求できるのは、「利害関係人」であり、かつ「特別の事由」があると認められる場合に限られます。家族が亡くなったことを理由に、誰でも取得できる書類ではありません。

二つの条件を別々に確認する

提出先から証明書を求められた方は、まず自分と届出に関係する方との関係を説明できるかを考え、次に、その証明書が必要な理由を確認してください。提出の依頼があることと、請求の条件を満たすことは同じではありません。関係と理由のどちらかだけを伝えて請求できると判断せず、両方を請求先に説明する必要があります。

問い合わせる前に、誰が請求するのか、どの届書についての証明書が必要なのか、提出先から何と言われたのかを整理しておくと、二つの条件について具体的に尋ねられます。請求できるかどうかは、説明した事情を踏まえて確認してください。

参照先（証明書を請求できる条件を確かめる。）：熊本地方法務局ホームページの「戸籍届書の記載事項証明書の請求について」

SECTION 03

財産に関係があれば請求できるか

相続に伴う財産の確認をしているからといって、それだけで戸籍届書の記載事項証明書を請求できるわけではありません。熊本地方法務局の案内では、この請求における利害関係人に、単なる財産上の利害関係人は含まれないとされています。相続税のことが気になっているという事情と、証明書を請求できる立場かどうかは分けて考えてください。

財産との関係だけで決めない

例えば、財産について調べている方が証明書を求められた場合も、「財産に関係がある」という説明だけで請求できるとは判断できません。誰が請求者になるのか、その方が届出に関係する方とどういう関係にあるのかを確認し、提出先から伝えられた書類名も控えておきましょう。財産に関する用件と請求者の立場を混ぜずに伝えることが、問い合わせの際に役立ちます。

請求者の関係を説明できても、証明書を必要とする理由は別に確認します。関係について不明な点があるときは推測で補わず、分かっている事実と確認待ちの点を分けて請求先に伝えてください。

参照先（財産上の関係だけで請求できるかを確かめる。）：熊本地方法務局ホームページの「戸籍届書の記載事項証明書の請求について」

SECTION 04

提出を求められた理由はどう伝えるか

証明書の提出を求められたら、提出先の名称だけでなく、何のために、届書に記載されたどの事項を確認したいのかを尋ねてください。熊本地方法務局の案内では、法令により戸籍届書の記載事項証明書の提出が義務づけられている場合が、「特別な事由」の例に挙げられています。ただし、提出を求められたという事実だけで、個別の請求が認められるとは決まりません。

提出の依頼と請求理由を具体的に伝える

提出先には、求める書類の正式な名称と、その書類を指定する理由を確認します。そのうえで請求先には、誰がどこへ提出するために必要としているかを伝え、特別な事由に当たるかを尋ねましょう。請求者が利害関係人に当たるかも別の条件なので、提出目的だけで話を終えないことが大切です。

提出先の説明が曖昧な場合は、推測で理由を作らず、必要な事項を改めて確認してください。例に似た用件であっても、請求の可否は個別の事情によります。理由を確認できたら、次に、対象の届書がいつ受理されたかを確かめて窓口を調べます。

参照先（提出目的が特別な事由の例に当たるかを確かめる。）：熊本地方法務局ホームページの「戸籍届書の記載事項証明書の請求について」

SECTION 05

令和6年2月までに受理された届書はどこへ

対象の届書が令和6年2月までに市区町村で受理されたものなら、熊本地方法務局の案内では、本籍地の市区町村を管轄する法務局・地方法務局または支局が請求窓口とされています。届出をした場所だけを手掛かりに窓口を決めるのではなく、受理された時期と本籍地の市区町村を確認してください。

受理時期と本籍地を確かめてから連絡する

手元に受理時期の記録がない場合は、令和6年2月までの届書だと推測して問い合わせ先を決めないようにします。まず受理時期を確かめ、本籍地の市区町村について分かっている情報を整理しましょう。本籍地と届出地が異なる可能性も考え、どちらの情報を基に窓口を探しているのかを明確にしておくと、問い合わせの行き違いを防げます。

請求に当たっては、窓口となる法務局へ事前に尋ねるよう案内されています。本籍地を基準に調べた窓口に、対象の届書と受理時期を伝え、そこが請求先でよいか確認してください。この時期の案内を、令和6年3月以降に受理された届書へそのまま当てはめないことも大切です。

参照先（令和6年2月までに受理された届書の請求窓口を確かめる。）：熊本地方法務局ホームページの「戸籍届書の記載事項証明書の請求について」

SECTION 06

令和6年3月以降の電子化された届書はどこへ

令和6年3月以降に市区町村で受理された届書のうち、電子化された届書の「情報内容証明書」を求める場合は、届出をした市区町村、または本籍地市区町村が窓口と案内されています。令和6年3月以降という受理時期だけで判断せず、求めているものが電子化された届書の情報内容証明書かどうかを確かめてください。

届出先と本籍地を分けて確認する

問い合わせる際は、届出をした市区町村と本籍地市区町村について、分かっている情報をそれぞれ伝えましょう。本籍地市区町村には、新本籍地や旧本籍地など、戸籍が記載された場所も含まれると案内されています。どの市区町村が対象になるか分からないときは、一つの窓口を決めつけず、届書の受理時期と求める証明書の名称を伝えて確認します。

この窓口案内が対象とするのは、令和6年3月以降に受理され、電子化された届書の情報内容証明書です。紙で保管された届書についても同じ窓口だと推測せず、保管形態を確認したうえで問い合わせ先を確かめてください。

参照先（電子化された届書の情報内容証明書の請求先を確かめる。）：熊本地方法務局ホームページの「戸籍届書の記載事項証明書の請求について」

SECTION 07

同じ時期でも紙の届書ならどこへ

令和6年3月以降に市区町村で受理された届書でも、紙で保管されているものの記載事項証明書を求める場合は、届出をした市区町村が窓口と案内されています。電子化された届書の情報内容証明書では本籍地市区町村も窓口に含まれていましたが、紙で保管された届書の案内に挙げられているのは届出をした市区町村です。

保管形態が分からないときの尋ね方

届書が電子化されているのか、紙で保管されているのかは、ご家族の側では分からないことが多いでしょう。その場合は、届出をした市区町村に、届出をした時期と、届書を特定するために分かっている情報を伝えたうえで、求める証明書がどちらに当たるのかを尋ねてください。紙で保管された届書の詳細については、請求先の市区町村に確認するよう熊本地方法務局も案内しています。

紙で保管された届書の「記載事項証明書」と、電子化された届書の「情報内容証明書」は、名称も異なります。提出先から指定された名称がどちらなのかを控えておくと、窓口で何を請求したいのかを伝えやすくなります。窓口が確認できたら、次は請求の方法を選びます。

参照先（紙で保管された届書の記載事項証明書の請求先を確かめる。）：熊本地方法務局ホームページの「戸籍届書の記載事項証明書の請求について」

SECTION 08

窓口へ行けない場合は郵送できるか

熊本地方法務局の案内では、法務局へ請求する場合、戸籍届書の記載事項証明書は窓口での請求と郵送での請求のいずれも可能とされています。平日に窓口へ出向く時間が取れない方にとって、郵送は選択肢の一つです。ただし、請求の方法を変えても、利害関係人であり、かつ特別な事由があるという請求の条件はそのまま求められます。

郵送では返送先の住所に条件がある

法務局へ郵送で請求する場合は、宛名を書いて切手を貼った返信用封筒を同封するよう案内されています。また、証明書の返送先は、請求者、代理人が請求するときは代理人の本人確認書類に記載されている現住所に限られます。引っ越しの直後などで、本人確認書類の住所と今の住まいが異なる方は、送付する前に請求先へ扱いを確かめておきましょう。

法務局へ請求する場合、必要な書類や請求書の書き方は場合によって異なるため、請求の前に管轄の法務局へ問い合わせるよう案内されています。市区町村が窓口になる場合の請求方法は、その市区町村に確認してください。郵送では、窓口のようにその場で不足を伝えてもらうことができません。封筒を送る前に、同封する書類の組み合わせを電話などで確かめておくと、やり取りの往復を減らせます。

参照先（窓口と郵送の請求方法を確かめる。／郵送時の返信用封筒と返送先の条件を確かめる。）：熊本地方法務局ホームページの「戸籍届書の記載事項証明書の請求について」

SECTION 09

家族に代わって請求する場合は

ご本人が手続きに動けない場合など、代理人による請求も可能と案内されています。たとえば、遠方に住むご家族の代わりに、熊本市内に住む親族が請求するといった場面が考えられます。ただし、代理人に任せても、利害関係人であることと特別な事由があることという請求の条件は、同じように確認が必要です。

専門家に頼む場合も委任状が要る

熊本地方法務局の案内では、弁護士や司法書士等からの請求であっても職務上請求の対象とはならず、別に委任状等が必要とされています。また、代理請求の場合の書類として委任状の様式が示されています。手続きを誰かに任せるときは、委任状を誰が作成し、誰の本人確認書類を添えるのかを、依頼する前に請求先へ確かめておきましょう。

代理人に任せる場合でも、提出先から伝えられた書類名と用途は、依頼する側が把握しておく必要があります。代理人には、提出先の名称、求められた書類の正式な名称、届書の受理時期について分かっていることを、まとめて伝えてください。

参照先（代理人が請求できるかを確かめる。）：熊本地方法務局ホームページの「戸籍届書の記載事項証明書の請求について」

SECTION 10

利害関係は何で示すか

法務局へ請求する際に用意する書類として、熊本地方法務局の案内には、請求書のほか、利害関係があることの確認書類が挙げられ、その例として戸籍謄本等が示されています。届出に関係する方とのつながりを、言葉で説明するだけでなく、書類で示すことが求められています。市区町村へ請求する場合に用意する書類は、その市区町村に確認してください。

案内に挙げられている書類の種類

案内に示されている必要な書類には、次のものがあります。

• 請求書
• 利害関係があることの確認書類（戸籍謄本等）
• 請求者本人であることの確認書類（代理人が請求する場合は代理人）
• 特別な事由があることの確認書類（簡易保険証書、年金手帳等）
• 代理請求の場合は委任状、郵送請求の場合は返信用封筒

ただし、場合によって必要な書類や請求書の記載方法が異なると案内されています。手元にある戸籍謄本で関係を示せるか、どの時点の書類が必要かは、請求先が個別に判断するものです。そろえた書類の一覧と、まだ手元にない書類を分けて記録し、請求先に確認してから送付や来庁に進んでください。

参照先（利害関係を示す書類を確かめる。）：熊本地方法務局ホームページの「戸籍届書の記載事項証明書の請求について」

SECTION 11

証明書の手数料はどこで確認するか

手数料は、証明書を発行する機関によって確認先が分かれます。熊本地方法務局の案内では、法務局で発行している届書記載事項証明書の手数料は無料とされています。一方、市区町村で発行している証明書の手数料については、請求先の市区町村へ問い合わせるよう示されています。

無料と案内されているのは法務局の発行分

令和6年3月以降に受理された届書について市区町村へ請求する場合に、法務局の発行分と同じく無料だと考えるのは早計です。窓口が市区町村になったときは、手数料の有無と金額、郵送の場合の支払い方法を、請求先の市区町村に確かめてください。

どの機関が発行するかは、これまでに確認した受理時期と保管形態によって決まります。手数料を尋ねるときも、届書の受理時期と求める証明書の名称を合わせて伝えると、話を進めやすくなります。

参照先（発行主体による手数料の確認先を区別する。）：熊本地方法務局ホームページの「戸籍届書の記載事項証明書の請求について」

SECTION 12

書類の確認後、相続税申告も気になる場合は

証明書の請求は、ここまで見てきたとおり法務局や市区町村が窓口です。宮伸一税理士事務所は証明書の発行や取得の窓口ではありませんが、取扱領域には相続税申告が含まれています。書類の確認を進める中で、相続税の申告が必要になるのか、どのような資料が要るのかが気になった方は、その段階で相談先として検討できます。

申告に使う書類は国税庁の資料でも確かめる

相続税の申告で提出する書類については、国税庁ホームページの「相続税の申告のしかた」に、申告の際に提出する主な書類の案内が掲載されています。ただし、その案内だけで、個々の証明書が提出に必要かどうかは判断できません。死亡届に関する証明書が申告に関係するかどうかも、ご家族の状況を確かめたうえで整理する事項です。

宮伸一税理士事務所では、所長税理士が直接担当します。ご相談の際は、提出先から求められた書類の名称、請求済みか確認待ちかといった現在の状況、手元にある資料を伝えていただくと、相続税申告の要否と準備の進め方を一緒に整理できます。ご連絡の際は、宮伸一税理士事務所の問い合わせページからお願いします。

参照先（相続税申告に使う書類の確認先を示す。）：国税庁ホームページの「相続税の申告のしかた」

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