SECTION 01

納付額を見る前に、今月のどの支払を確認するか

源泉所得税の月次確認は支払記録から

源泉所得税の月次確認では、納付額を見る前に、対象月にどのような支払があったかを確かめます。納付の控えだけでは、その金額が誰への何の支払に対応するか分からないことがあります。まず振込記録や現金支払の記録を集め、支払先、内容、日付を元資料と照らせる状態にします。

支払記録を集めることと、その支払が源泉徴収の対象かどうかを判断することは別です。例えば、記録に付けた支払区分の名称だけで扱いを決めず、何に対する支払かを確認します。名称は分かっても内容を示す資料が見当たらなければ、対象かどうかを推測で埋めず、確認待ちの項目として残します。

対象となる支払や計算方法などの制度上の判断は、該当する一次資料を別途確認してから行います。その資料がそろわない段階では、対象月に記録された支払の有無と、資料から読み取れる事実の整理にとどめます。支払の一覧ができたら、次は各記録について、誰への何の支払だったかを元資料で確かめます。

SECTION 02

支払先と支払内容は、どの記録で特定するか

相手先の名称と取引の中身を結び付ける

対象月の支払記録を集めたら、一件ごとに相手先と支払内容を特定します。振込先の名称だけでは、何に対する支払だったかまでは追えません。請求書や給与に関する元資料など、手元にある記録と振込・現金支払の記録を照らし、同じ支払を指していると分かる情報を確かめます。

同じ相手先への支払が複数ある月は、相手先だけでまとめず、それぞれの元資料と支払記録の対応を見ます。資料に記された内容と実際の支払額が違う場合も、どちらかを正しいものと決め付けず、差があることを残します。後から計算記録を探すときに、どの支払を調べているか取り違えないためです。

元資料が見つからない支払は、記録自体を外さず、判明している相手先と金額、見当たらない資料、確認先を整理します。支払内容を特定できた場合でも、その名称や内容だけから源泉徴収の要否を推定しません。相手先と内容の対応が追えるようになったら、次は資料ごとに記された日付を照合します。

SECTION 03

支払日が記録によって違うとき、何を照合するか

異なる日付を一つに決め付けない

支払先と内容が分かったら、その支払に関係する日付を確かめます。元資料に記された日付、振込や現金支払の記録に残る日付、経理上の日付が異なることもあります。まずそれぞれの記録に何日と書かれているかを確認し、同じ取引の資料かどうかを支払先や内容と合わせて照らします。

例えば、月末の資料に翌月の日付の振込記録が対応しているように見える場合、資料の日付だけで対象月を決めないことが大切です。振込記録の取引情報や、現金であれば受渡しを記した資料を探し、経理記録との違いを残します。ここでは、どの日付にどのような法的効果があるかは判断しません。

食い違いが解消しないときは、異なる日付を併記し、どの記録を確認したか、次に誰やどの資料に確かめるかを記録します。見込みの日付で埋めるよりも、確認待ちであることを明らかにした方が、後で月ごとの対応を見直せます。日付の確認状況を整理したら、その支払に対応する計算過程を探します。

SECTION 04

計算した数字の出所を後から追えるか

結果だけでなく使用資料までたどる

支払記録に対応する計算結果があっても、数字だけでは、どの資料を使い、何を確認して計算したかは分かりません。支払先、内容、支払日を手掛かりに計算メモを探し、元の支払記録や使用した資料と結び付けます。同じ月に複数の支払がある場合は、結果を取り違えていないかも確かめます。

計算メモを見るときは、記載された数字の出所を後から説明できるかに着目します。元資料の金額とメモの数字が異なるなら、その差を説明する記録があるかを確認します。資料が足りず経緯を追えないときは、数字を推測で直さず、不足している資料と確認先を残しておきます。

税額や税率、計算方法の妥当性は、個々の支払内容と制度上の根拠を別途確認する必要があります。ここでは計算式を当てはめて正しさを断定せず、どの支払からどの計算結果が出たと記録されているかを整理します。その対応が見えたところで、次は納付の控えと照らします。

SECTION 05

納付記録は、どの計算結果と対応するか

納付の控えと計算過程を照らす

計算の出所を確認したら、手元の納付記録がどの計算結果に対応するかを探します。納付の控えにある日付や金額と計算記録を見比べ、対象として整理している支払記録までさかのぼれるか確かめます。金額が同じでも、別の支払に関する計算結果である可能性を、照合せずに除外しないことが大切です。

複数の支払をまとめた計算記録があるなら、その内訳としてどの支払が含まれているかを確認します。逆に、一つの納付記録に対応する計算結果を見つけられない場合は、金額だけを根拠に無理に結び付けません。納付の控え、計算メモ、支払の元資料を行き来できるかが、月次確認の判断材料になります。

対応する金額が見つかっても、その月の全ての支払について確認が済んだとは限りません。支払記録側にも戻り、対応する計算記録や納付記録を特定できないものが残っていないかを見ます。ここで納付が法的に完了したと結論付けず、対応が追えた記録と確認待ちの記録を分けておきます。

SECTION 06

支払はあるのに計算記録がない場合、何が不足しているか

計算していないのか、資料が見つからないのか

納付記録に対応する計算結果を探す過程で、支払の記録はあるのに計算記録が見当たらないことがあります。この段階では、計算が行われていないのか、計算メモや使用資料をまだ発見できていないのかを区別できません。まず支払先、内容、日付が分かる資料を残し、探した記録の範囲を確かめます。

担当者が別に資料を保管している可能性があれば、その確認先と確認予定を記録します。支払内容を示す元資料もない場合は、計算記録だけでなく、何の支払かを確かめる資料も不足しています。不足しているものを分けておけば、同じ資料を繰り返し探す前に、どこへ確認すればよいか整理できます。

計算記録がないという事実だけで、源泉徴収が必要だった、あるいは義務違反があったとは判断しません。制度上の判断には、個別の支払内容と一次資料の確認が必要です。支払ごとの未確認事項を残したうえで、次は計算記録があるのに対応する納付記録を特定できない場合も、別の問題として調べます。

SECTION 07

計算記録はあるのに納付記録が見つからないとき、誰に確かめるか

支払記録と計算記録がそろっていても、対応する納付記録が見つからないだけで未納とは決められません。まず、どの支払先への何の支払について、いつ支払い、どの計算記録を見ているかを特定します。同じ月に複数の支払がある場合は、探している記録の対象を混同しないようにします。

次に、納付の手続を担当した人と記録を保管する人が同じかを確かめます。担当者には、手続を行ったかどうかだけでなく、どの支払分を扱ったか、控えをどこに保存したかを尋ねます。担当者が分からなければ、当時の引継ぎ記録や保管場所を確認し、確認できたことと、まだ聞けていないことを分けて残します。

別の保管場所に控えがある可能性もあるため、手元にないことと、納付した事実を確認できないことは区別します。見つかった控えについては、対象の支払や計算記録との対応を確かめてから整理します。控えが見つからないままなら、最後に確認した相手と場所、次に確認する相手を記録し、金額の照合へ進む際も未確認のまま扱います。

SECTION 08

支払・計算・納付の数字が合わないとき、どこから見直すか

数字に差があるときは、まず元の支払記録に戻ります。支払先、支払内容、支払日と実際に支払った金額を見て、比較している計算記録が同じ支払を対象にしているかを確かめます。同じ相手への別の支払や、対象にした期間が異なる記録を並べていないかを先に確認すると、差が生じた場所を探しやすくなります。

続いて、計算に使った元の金額と、その金額から納付額に至るまでの記録をたどります。途中の数字が残っていなければ、差額から計算方法を推測せず、どの資料や担当者に確かめる必要があるかを記録します。計算記録が複数ある場合も、どれを納付の確認に使ったかを先に確かめ、都合のよい数字だけを選ばないようにします。

最後に納付控えの金額と対象を見て、元の支払記録、計算記録との対応を確認します。金額が一致しても、支払の扱いや計算の適否まで確定するわけではありません。一致しない場合も原因を決め付けず、どの二つの記録の間に差があり、何をまだ確認できていないかを残して、月末の引継ぎにつなげます。

SECTION 09

月末に残った未確認事項を、どう引き継ぐか

月末の時点で資料が欠けているなら、「未処理」と「確認待ち」を同じものとして扱わないことが大切です。例えば、計算記録はあるが納付控えを見つけられない場合は、確認できた支払と計算、未発見の控えを分けて記録します。控えがないという理由だけで納付していないと書かず、現在分かっている範囲を明確にします。

引き継ぐ内容には、不足している資料の名前だけでなく、それがどの支払先への何の支払に関係するかを添えます。誰が確認を担当し、社内の誰やどの保管先に確かめるか、いつ確認する予定かも残します。数字に差がある場合は、元の支払、計算、納付控えのどこまで照合したかを示すと、翌月に同じ確認を繰り返さずに済みます。

不明な金額を推測値で埋めると、後から資料を見つけた人が確定済みの数字と取り違えるおそれがあります。確認待ちの項目は空白の理由と確認先を記し、回答を得たら元の記録と照らして更新します。支払の扱いなど、記録だけでは判断できない点は、資料の所在確認とは別の論点として残しておきます。

SECTION 10

支払の扱いや納付時期を判断するには、何を追加確認するか

支払先、内容、支払日、計算過程と納付記録がつながっても、その支払を源泉徴収の対象として扱うか、計算や納付時期が適切かは、照合結果だけでは判断できません。まず支払の具体的な内容と、判断に使った資料をそろえ、何について制度上の確認が必要なのかを分けます。特例の適用を考える場合も、その理由と確認したい条件を明らかにします。

資料を確認する前に、支払の種類だけから対象や税額、納付時期を断定しません。手元の計算記録に数字があっても、それがどの条件を前提にしたものか確かめられなければ、判断待ちとして扱います。

確認したい問いと資料の扱う手続が一致するかを見極め、必要な一次資料が特定できてから、個別の支払記録に照らして検討します。

SECTION 11

源泉所得税の納付記録を相談するとき、何を伝えるか

山鹿市で事業を営む法人や個人事業主が月ごとの納付記録を相談するときは、確認済みの支払先と支払内容、支払日、計算過程、対応すると考えている納付控えを伝えると、どこから確かめるか話しやすくなります。控えが見つからない支払や数字が合わない箇所も、結論を付けずに知らせてください。確認できたことと質問したいことを分けておくと、資料の所在と制度上の判断を混同せずに済みます。

宮伸一税理士事務所の対象地域は熊本県内で、法人・個人事業主向けの顧問業務を掲載しています。顧問業務に加え、決算申告・確定申告・年末調整について相談したい場合も、希望する内容を分けて伝えるとよいでしょう。源泉所得税の個別の確認を含め、どの範囲を案内できるかは、支払と納付の資料を確認したうえで相談することになります。

ご連絡の際は、宮伸一税理士事務所の問い合わせページからお願いします。その際は、確認済みの記録と未発見の資料、社内で誰に何を確かめたかを知らせると、事務所と何から確認するかを一緒に整理できます。記録の照合について聞きたいのか、支払の扱いや計算について判断を求めたいのかも伝え、対応できる内容は資料を見てもらった後に確かめてください。

参照先：宮伸一税理士事務所ホームページの「法人・個人事業主様向け 顧問業務・決算申告」

SECTION 12

翌月に持ち越す確認事項は、何を残すか

毎月の確認で残したいのは、納付額だけでなく、誰への何の支払をいつ行い、どう計算し、どの納付記録と対応すると確認したかというつながりです。照合できた記録には、使った支払記録、計算記録、納付控えが分かるようにしておきます。一部の数字だけが合っている場合は、確認できた範囲までを残し、月全体について結論を広げないようにします。

納付控えなどが未発見なら、探した場所と確認した担当者、次に確かめる先を残します。記録の数字が合わなければ、差のある箇所と、その理由をまだ特定できていないことを分けて記します。担当者が翌月に替わっても、何を確認済みとし、どこから作業を再開すればよいか分かる状態が目標です。推測した金額や原因を確定した内容として引き継がないことも大切です。

支払の扱い、計算の適否、納付時期などは、資料の照合とは別に判断が残ることがあります。その場合は、対象となる支払と判断待ちの問い、追加で確かめる資料を明らかにして持ち越します。後から資料がそろった際には、以前の記録と対応を確認し、判明した内容だけを更新します。手元の控えだけから納付済みなどの結論を一律に出さず、未確認事項を見える形にして締めくくります。

FAQ

よくある質問