SECTION 01

菊陽町の事業者が月次決算を行う背景

月次決算の目的は、会計ソフトへの入力を終えることだけではありません。菊陽町の法人・個人事業主が、対象月の売上と費用、手元資金、回収予定、支払予定を同じ時点で捉えるための区切りです。銀行口座の残高だけで業績を判断せず、請求済みで未入金の売掛金や、請求書到着前の費用まで確認対象に含めます。

毎月の処理が遅れると、数字の変化が一時的なものか、継続的な傾向かを区別しにくくなります。例えば、売上計上月と入金月が異なる取引では、通帳の入金額だけを売上とみなすと月別推移がずれます。契約書、納品記録、請求書、入金記録を対応させ、どの月の取引として検討したかを記録することが出発点です。

月次資料は、決算申告や確定申告の準備にもつながります。ただし、月次の利益がそのまま申告所得や納税額になるとは限りません。決算時の整理や税務上の取扱い、個別取引の事実関係によって結論が変わるため、月次試算表は状況把握の資料として用い、確定した税額のようには扱わない姿勢が大切です。

SECTION 02

月次の締め日と確認担当を決める

社内締切と資料到着日のずれを見込む

最初に決めたいのは、対象月、社内の締め日、入力担当、内容確認者、承認する人です。月末までの取引を翌月のどの時点で集め、いつ試算表を確認するかを社内予定として定めます。法令上の期限と社内締切は同じものではないため、取引先から届く請求書やカード明細の時期を踏まえ、継続できる日程を設計します。

一人で経理を担う個人事業主でも、資料を集める作業と、勘定科目や対象月を判断する作業は分けて考えます。領収書を保存しただけの取引、会計ソフトへ入力済みの取引、内容を確認中の取引を区別すると、二重計上や入力漏れを探しやすくなります。確認中の項目には、取引先と確認予定日を記録しておきます。

法人では代表者、経理担当者、給与担当者など、資料の所在を知る人が複数になることがあります。売上請求書は営業担当、仕入請求書は経理担当、給与資料は給与担当というように、月次締めで誰が提出状況を確認するかを決めます。担当者が不在でも締め作業が止まらないよう、保管場所と引継ぎ方法も確認対象にします。

SECTION 03

預金・現金と証憑を対応させる

預金は、月末の通帳残高やインターネットバンキングの明細と、会計ソフト上の口座残高を照合します。差額がある場合は、未入力の振込、振込手数料、口座間の資金移動、事業外の入出金などを取引日ごとに確認します。差額を一括した調整額で済ませず、相手先、内容、日付を確かめて処理候補を分けることが重要です。

現金を扱う事業では、月末の実際有高と現金出納の記録を比べます。領収書が手元にあっても、現金払いか、個人の立替払いか、カード払いかによって確認する相手勘定が異なります。差額が見つかったときは、金額だけを合わせるのではなく、レジ記録、領収書、入出金メモをたどり、発生した時期と理由を確認します。

クレジットカードや電子決済は、利用日と口座引落日が異なるため、引落月だけで費用をまとめると月次推移が変わることがあります。利用明細、領収書、注文履歴を対応させ、事業用と私用が混在していないかも確認します。明細上の店舗名だけで内容を判断できない支出は、購入者へ用途を確認する予定を残します。

SECTION 04

売上と売掛金を取引単位で確かめる

請求日・提供時期・入金日を分けて見る

売上確認では、請求書を発行した日だけでなく、商品を引き渡した時期やサービスを提供した時期、契約内容を確認します。入金が翌月になる取引は売掛金として残ることがあるため、請求一覧と会計ソフトの売上、売掛金残高を相手先ごとに照合します。個別の計上時期は契約と取引実態を示して税理士へ確認します。

月末時点で作業が完了しているものの請求書をまだ発行していない取引や、前受けした代金がある場合は、通常の請求済み売上と分けて把握します。契約期間、納品日、検収状況、入金条件を確認し、処理が決まっていないものは未処理事項として残します。請求漏れの有無を営業記録や予約記録から確かめる作業も有効です。

売掛金の残高は、入金待ちの総額を見るだけでなく、請求先、請求月、入金予定日、実際の入金との対応を確認します。振込手数料が差し引かれた入金、複数請求分の合算入金、前月以前の請求への充当があると、残高が一致しないことがあります。長期間動きのない残高は、契約担当者への確認状況も記録します。

SECTION 05

仕入・経費と未払金を締める

仕入や外注費は、支払日だけでなく、商品を受け取った時期、業務の提供を受けた時期、請求対象期間を確認します。月末までに請求書が届いていなくても、納品書、発注記録、契約書から当月取引の存在が分かる場合があります。金額や処理が確定していない項目は、取引先への照会状況と回答予定を残します。

経費の確認では、領収書や請求書の金額だけでなく、支払先、支払内容、利用者、事業との関係を把握します。摘要が短く用途を判別できない場合は、推測した科目で締めず、利用者に確認します。個人利用を含む可能性がある支出や、長期間利用する物品の購入は、月次段階で結論を固定せず資料を添えて検討します。

未払金や買掛金は、請求一覧、支払予定表、会計ソフトの残高を相手先ごとに比べます。支払済みなのに残っている項目は、別の取引先へ処理していないか、前払金や立替金に含まれていないかを確認します。反対に残高がない取引でも、請求書の入力が漏れていないか、月末前後の受領資料を見直します。

SECTION 06

給与・源泉所得税・固定資産を確認する

給与台帳と納付記録を月ごとにつなぐ

給与は、給与台帳、振込記録、会計ソフトの給与関係科目を対象月ごとに照合します。基本給、手当、賞与などの支給内容と、給与から控除した項目を混在させず、対象者と支給日を確認します。年末調整へつながる資料もあるため、入退社や支給条件の変更があった月は、契約書類や社内決定資料の所在を確かめます。

源泉所得税の納付確認では、支払先と支払内容、支払日、計算過程、納付記録の対応関係を確かめます。給与以外の支払いについて判定が必要な場合は、請求書の名称だけで決めず、契約内容と実際の業務を確認します。個別の納付要否や計算方法は支払いの事実関係で異なるため、処理期限の前に税理士へ資料を示します。

設備、車両、備品などを購入した月は、請求書、契約書、支払記録、使用開始時期をまとめます。購入額をその月の費用としてよいか、固定資産として管理するかは、物品の内容や利用状況などにより検討が必要です。売却、廃棄、事業利用の終了があった資産も、固定資産台帳と現物の状況を照合します。

SECTION 07

在庫と事業主取引を月末に整理する

商品や材料を扱う事業では、月末時点の在庫数量を販売管理資料や保管場所の記録と照らします。仕入れたものが販売済みか、未販売のまま残っているかで月次利益の見え方が変わるため、数量差、返品、破損、社内使用を区別します。評価方法や税務上の処理は個別事情に関係するため、決算時だけでなく月次から記録を残します。

継続的な役務を提供する事業では、商品在庫がなくても、作業中の案件や前受代金を確認する必要があります。案件一覧、契約期間、進捗記録、請求状況を照合し、完了した案件と継続中の案件を分けます。会計処理は契約内容や提供実態によって異なるため、進捗率だけから売上額を確定せず、根拠資料を保存します。

個人事業主は、事業用口座から生活費を引き出した取引や、個人資金で事業経費を支払った取引を確認します。法人でも役員個人との資金移動があれば、通常の売上や経費と混同しないことが重要です。資金移動の理由、返済予定、関連資料を記録し、勘定科目や税務上の扱いを自己判断だけで確定しません。

SECTION 08

月次試算表で数字の動きを読む

残高と前月差を業務記録から確かめる

入力と照合を終えた後は、貸借対照表と損益計算書を含む月次試算表を確認します。売上や利益だけでなく、現金預金、売掛金、買掛金、未払金、借入金などの残高が実態と合うかを見ます。残高がマイナスになっている項目や、前月から動かない項目は、入力漏れ、重複、相手科目の誤りがないか資料へ戻ります。

損益計算書では、当月だけを切り離さず、前月、前年同月、期首からの累計との違いを確認します。大きな増減があれば、売上数量、単価、仕入価格、人員、設備購入など、業務上の出来事と対応させます。季節変動や一時的な支出もあるため、増減そのものを良否と決めず、理由を説明できる状態にします。

月次利益と預金残高が同じ動きをしない場合は、売掛金の増減、借入金の返済、設備代金の支払い、事業主や役員との資金移動を確認します。利益が出ていても入金前なら手元資金は増えず、借入れによる入金は通常の売上とは異なります。資金繰り予定には、入金日と支払日を月次試算表とは別の視点で反映します。

SECTION 09

未処理事項と会計ソフトの共有を管理する

月次締めの時点ですべての事項が確定するとは限りません。請求書待ち、取引先への照会中、契約内容の確認中、税務処理の判断待ちなど、未処理の理由を分けます。各項目には対象月、取引先、概算ではない確認済み金額、確認担当者、次に確かめる資料を記録し、翌月の締めで解消状況を追います。

freeeやマネーフォワードクラウドを利用する場合は、共有方法より先に、経理担当者、代表者、税理士のうち誰が入力し、誰が確認するかを決めます。税理士側アカウントを招待するときも、閲覧権限と入力権限の範囲を区別します。権限変更の担当者や、連携口座の対象についても事前に確認します。

証憑を画像で共有する場合は、会計ソフトに添付した資料、別の保管場所にある資料、紙だけで保管している資料を把握します。同じ領収書を複数経路で渡すと重複入力につながるため、共有済みかどうかを確認できる運用が必要です。訂正を行ったときは、変更した取引、理由、確認者を月次の記録に残します。

SECTION 10

制度改正と法人・個人の違いを確認する

法人に関係する税目や手続の入口は、国税庁ホームページの「法人税」で確認できます。ただし、月次決算の科目や試算表だけから、法人税の申告所得や納税額を確定することはできません。法人と個人事業主では法人税と所得税の区分があり、同じ取引名でも事業形態や契約関係によって確認内容が異なります。

法人の申告書や申請・届出に関する確認では、国税庁ホームページの「法人税、地方法人税及び防衛特別法人税」を参照できます。月次締めは申告書提出そのものではありませんが、決算申告時に取引の根拠をたどれるようにする準備です。提出書類や様式、対象となる制度は改正されることがあるため、申告時点で確認します。

過年度と同じ取引でも、契約内容、取引先、事業利用の割合、請求時期が変われば処理の検討が必要です。前年の仕訳をそのまま複製せず、当月の請求書や契約書と対応しているかを確かめます。税率、申告期限、適用要件、届出の要否は月次試算表だけでは判断できないため、該当する制度と事実関係を税理士へ伝えます。

SECTION 11

顧問・決算申告相談の前に準備したい月次決算資料

相談時には、確認したい対象月、決算月、会計ソフト名、入力済みの期間、未処理事項を伝えます。あわせて、月次試算表、総勘定元帳、預金明細、売上・仕入の請求書、給与台帳、固定資産関係資料のうち、手元にあるものを示します。すべてをそろえてから待つのではなく、取得に時間がかかる資料も明確にします。

宮伸一税理士事務所ホームページの「法人・個人事業主様向け 顧問業務・決算申告」では、法人・個人事業主の顧問と決算申告の取扱いを確認できます。宮伸一税理士事務所は熊本県内を対象地域とし、確定申告や年末調整も取り扱い、所長税理士が直接担当する方針です。対応範囲は資料確認後の案内と分けて考えます。

菊陽町の法人・個人事業主が問い合わせる際は、預金残高の不一致、売掛金の滞留、請求書待ち、給与処理、在庫差など、月次締めで止まっている箇所を具体的に伝えます。個別の申告要否、税額、処理方法、制度適用は事業形態と資料によって異なります。ご連絡の際は、宮伸一税理士事務所の問い合わせページからお願いします。